Aprende las prácticas recomendadas para almacenar, gestionar y archivar registros de eventos clave como parte de tu política de retención de datos.
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La retención de registros y su gestión se refieren al almacenamiento, manejo y archivo de los registros de una organización, que son registros de eventos y datos que se pueden utilizar para el análisis de seguridad, el cumplimiento normativo, la optimización del rendimiento y la depuración. La retención de registros forma parte de una política de retención de datos más amplia.
Las políticas de retención de registros correctas ayudan a las organizaciones a mantener operaciones seguras y eficientes, a la vez que cumplen con todas las leyes y normativas aplicables. En los entornos empresariales actuales, una estrategia eficaz de gestión de la retención de registros alcanza un delicado equilibrio entre las necesidades operativas, de seguridad, legales y presupuestarias de la organización.
Y si bien mantener el cumplimiento normativo y adherirse a las leyes y regulaciones es un factor importante al establecer la política de retención de registros, la mayoría de las organizaciones también conservan sus registros por razones operativas y de seguridad, así como para mejorar el rendimiento diario e investigar mejor los incidentes de seguridad cuando ocurren.
La mayoría de los registros comerciales se clasifican en las siguientes cuatro categorías:
La política de retención de registros (también conocida como gestión de retención de registros) generalmente abarca la forma en que se conservan los registros, la logística de cómo se almacenan, el período de tiempo durante el cual se retienen y la accesibilidad de los registros durante ese período.
Si bien la capacidad de almacenamiento se ha vuelto menos costosa en los últimos años, todavía existe un costo real asociado con el almacenamiento de todos los registros digitales de una organización durante períodos prolongados. Por lo tanto, es importante tener una política coherente y realista en el futuro para garantizar que se conserven los registros necesarios durante el tiempo requerido. De lo contrario, esencialmente estarás pagando para almacenar cada vez más registros por más y más tiempo cuando, por un lado, no es realmente necesario, o, por otro lado, te arriesgas a multas y sanciones graves, así como a daños en tu reputación.
Los diferentes tipos de registros tienen diferentes requisitos de almacenamiento y retención, en función de la confidencialidad del material, su importancia y su afiliación comercial. Por ejemplo, un hospital podría requerir diferentes políticas para los registros relacionados con procesos financieros en contraposición a las actividades de los pacientes. Pero, en general, la siguiente es una buena regla de oro para empezar:
Varios años de almacenamiento de millones de registros pueden resultar bastante costosos. Por lo tanto, las empresas suelen desglosar el almacenamiento (y los costos asociados) en tres categorías para satisfacer de la manera más eficiente sus necesidades de almacenamiento de registros.
La retención de registros es crucial para las investigaciones de seguridad, el análisis operativo y las auditorías planificadas y no planificadas. Si bien la relación entre la retención de registros y el análisis de seguridad es ampliamente conocida, la retención de registros también juega un papel importante en el examen y el ajuste fino de los procesos diarios, el rendimiento y la agilidad de una organización. Tener un registro completo de tus registros te ayudará a mantener el cumplimiento normativo de las políticas internas, los estándares del sector y las regulaciones gubernamentales. Hoy en día, la retención de registros ha evolucionado de una mera formalidad para mantener el cumplimiento normativo a una función legítimamente crítica para el negocio.
Con independencia de dónde opere tu organización, es fundamental cumplir con todas las leyes locales y nacionales de los países donde operas, por lo que debes administrar todos los registros relacionados con las leyes aplicables, como el GDPR, la SOX y la HIPAA, que analizaremos con más detalle a continuación.
Contar con un registro de los registros de tu organización a lo largo del tiempo también es necesario para investigaciones y auditorías. El cumplimiento normativo de las regulaciones es innegociable, y contar con una política de retención de registros eficaz sienta una base sólida para desarrollar una práctica de cumplimiento normativo eficaz.
Además de la importancia de los registros para el cumplimiento normativo, los registros pueden ayudar a tus equipos de seguridad y operaciones a visualizar patrones, tendencias y problemas de forma mucho más clara que con unas pocas instantáneas dispersas en el tiempo. Los registros también pueden facilitar el análisis forense. Pueden ayudarte a comprender, investigar y mitigar las amenazas de ciberseguridad y las filtraciones reales después de que ocurran.
La retención de registros ha evolucionado de un proceso simple y pasivo, generalmente local, a una práctica gestionada más activa (y proactiva), basada en la nube, con una gestión del ciclo de vida más automatizada y actividad de IA incorporada en el flujo de trabajo.
A medida que los entornos empresariales se vuelven más complejos y cada vez más globales, las organizaciones modernas necesitan un enfoque unificado para la retención y la administración de registros. Se acabaron los días de los silos de datos y el almacenamiento local reactivo. Hoy en día, sus equipos necesitan una solución gestionada centralizada, basada en la nube y con capacidad de búsqueda que les permita mantener el cumplimiento normativo en todos los lugares donde operan, al tiempo que les brinda el acceso y la combinación ideal de capacidades de almacenamiento para satisfacer sus necesidades específicas. Cada vez más empresas distribuidas necesitan un repositorio común y de bajo costo para todos sus registros de todas sus ubicaciones. La solución adecuada basada en la nube resuelve todos estos problemas y, además de conservar sus registros de forma adecuada, también ayudará a facilitar sus esfuerzos de detección, investigación y corrección de incidentes.
Si bien existen literalmente decenas de regulaciones locales e internacionales aplicables que requieren cumplimiento normativo, estas son algunas de las más influyentes:
Debido a la rica combinación de datos personales y de pago, los datos de salud son un objetivo obvio para los atacantes. Como era de esperar, existen varios requisitos estrictos para almacenar registros y datos de atención médica, además de la HIPAA, junto con un conjunto de requisitos de retención de registros específicos del sector.
Del mismo modo, los registros financieros y comerciales generales también contienen una gran cantidad de datos privados y fiscales confidenciales que deben protegerse, y las leyes, como el GDPR y la SOX, la Publicación Especial 800-53 del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología (NIST) (NIST SP 800-53), y otras regulaciones establecen las reglas para cubrir la protección de la privacidad y el manejo y almacenamiento de registros financieros y comerciales generales.
Las organizaciones del sector público también deben cumplir con distintas regulaciones. En los Estados Unidos, los gobiernos federal, estatal y local tienen sus propias leyes y requisitos de retención de registros. Para el gobierno federal de EE. UU., leyes estrictas como la FedRAMP tienen requisitos estrictos de protección de datos y retención de registros que todas las empresas que hacen negocios con el gobierno deben cumplir.
Las organizaciones modernas necesitan una solución proactiva, administrada rigurosamente y basada en la nube que combine:
La solución correcta ayudará a tus equipos a transformar sus datos de registro y su gestión en un activo estratégico para toda la organización. Otras prácticas recomendadas incluyen:
En un nivel más granular, necesitas una solución que pueda ingerir tus registros de forma nativa y brindarte acceso inmediato a la información que necesita para la respuesta a incidentes y el análisis en tiempo real a través de un panel único e intuitivo. También necesitarás la capacidad de personalizar los periodos de retención de registros y las soluciones de almacenamiento de registros para satisfacer las necesidades específicas de seguridad, cumplimiento normativo y negocio de tu organización.
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La retención de registros es el almacenamiento, manejo y archivo de los registros de una organización: registros de eventos y datos utilizados para el análisis de seguridad, el cumplimiento normativo, la optimización del rendimiento y la depuración.
Una política de retención de registros es importante para mantener operaciones seguras y eficientes y garantizar el cumplimiento normativo de todas las leyes y normativas vigentes. Abarca la forma, logística, duración y accesibilidad del almacenamiento de registros, ayudando a las organizaciones a equilibrar las necesidades operativas, de seguridad, legales y presupuestarias.
Los registros pueden incluir registros del sistema, registros de aplicaciones, registros de seguridad y registros de auditoría.
El almacenamiento de registros se divide comúnmente en tres categorías según el acceso y el costo: almacenamiento en caliente (de fácil acceso, el más costoso), almacenamiento en templado (menos costoso, un poco más difícil de acceder) y almacenamiento en frío o archivado (el menos costoso, el más difícil de acceder).
Los desafíos de las políticas de registro incluyen visibilidad de seguridad limitada, fallos de cumplimiento normativo y auditoría, altos costos y complejidad del almacenamiento, y respuesta ineficiente ante incidentes.
Algunas regulaciones influyentes son la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA); el GDPR de la UE; y la Ley Sarbanes-Oxley de los Estados Unidos (SOX).
Una solución de vanguardia debe ser proactiva y estar gestionada de forma rigurosa, combinando la ingesta de registros en tiempo real, la visibilidad centralizada en toda la organización y soluciones de almacenamiento rentables. Las soluciones deben facilitar el desarrollo de una política formal de gestión y retención de registros, ayudar a centralizar el almacenamiento, utilizar la IA y la automatización, y ayudar a optimizar el cumplimiento normativo de las normativas locales, nacionales e internacionales.